Aquest wikiHow us ensenya a crear un full de càlcul d'adreces al LibreOffice Calc per utilitzar-lo en una combinació de correu del LibreOffice Writer. Després de crear el full de càlcul i desar-lo en el format adequat, haureu de connectar-lo a Writer abans de començar a etiquetar els camps del document. Afortunadament, el LibreOffice Writer inclou una eina ràpida de creació de bases de dades que fa del procés un tros de pastís.
Passos
Part 1 de 3: Creació del full de càlcul
Pas 1. Obriu LibreOffice Calc
El trobareu al menú Inici de Windows o a la carpeta Aplicacions del Mac. Calc és una aplicació de full de càlcul molt similar a Microsoft Excel i Fulls de càlcul de Google.
Pas 2. Etiqueu les capçaleres de les columnes
Voleu utilitzar títols de capçalera rellevants com Nom, Adreça, Estat i Codi Postal, etc. Aquestes etiquetes haurien d'anar a cel·les separades de la primera fila del full de càlcul.
- Pot ser útil etiquetar cada columna per obtenir la menor quantitat d'informació possible. Per exemple, en lloc d'una única columna anomenada Adreça, podeu utilitzar StreetAddress, State i Zip. En lloc d'una columna per a Nom, podeu fer Nom i Cognom.
- Les columnes de capçalera reals s’han de personalitzar segons les vostres necessitats.
Pas 3. Empleneu columnes amb les dades que voleu combinar
Cada fila ha de contenir les dades d’un contacte. Després d’introduir el primer contacte a la primera fila disponible, introduïu el següent contacte a la fila següent, etc.
No cal que utilitzeu cap format ni cap estil especial (com ara en negreta), ja que les dades seran formatades pel document de combinació de correu
Pas 4. Deseu el fitxer com al format de fitxer ODF
El format de fitxer ODF acaba amb l’extensió de fitxer. ODS, que pot semblar una mica estranya, però és correcta. Per desar el full de càlcul:
- Feu clic a Dossier menú a la part superior esquerra i seleccioneu Guardar com.
- Cerqueu la carpeta on voleu desar el fitxer. Haureu de recordar aquesta ubicació.
- Seleccioneu Full de càlcul ODF (*.ods) des del menú desplegable "Desa com a tipus" o "Format".
- Feu clic a Desa. En aquest moment, no dubteu a tancar l’aplicació Calc.
Part 2 de 3: Connexió del full de càlcul
Pas 1. Obriu Libre Writer
El trobareu al menú Inici de Windows o a la carpeta Aplicacions del Mac.
No us preocupeu encara per redactar la vostra carta o document: ara mateix només esteu connectant les adreces a Writer
Pas 2. Obriu l'assistent de font de dades d'adreces
Aquesta eina facilita la creació de bases de dades a partir del full de càlcul. Fer això:
- Feu clic a Dossier menú a la part superior esquerra.
- Feu clic a Bruixots al menú.
- Feu clic a Font de dades de l'adreça.
Pas 3. Seleccioneu "Altres fonts de dades externes" i feu clic a Següent
És l’última opció.
Pas 4. Feu clic al botó Configuració
Apareixerà la finestra "Crea una font de dades d'adreces".
Pas 5. Seleccioneu "Full de càlcul" i feu clic a Següent
Això indica a Writer que esteu treballant amb el format de full de càlcul.
Pas 6. Seleccioneu el full de càlcul que heu creat i feu clic a Següent
Per fer-ho, feu clic a Navega botó, aneu al full de càlcul que conté adreces (acabant amb l'extensió de fitxer. ODS) i feu doble clic al full de càlcul per seleccionar-lo.
Per verificar que heu seleccionat un full de càlcul que es pot utilitzar, feu clic a Prova de connexió botó a l'extrem inferior dret. Hauríeu de veure un missatge que diu que la connexió s'ha establert correctament. Si veieu un error, és possible que hàgiu seleccionat el fitxer incorrecte o que el deseu en un format incorrecte.
Pas 7. Feu clic al botó Finalitza
Ara que heu connectat el full de càlcul, podeu començar a importar les dades.
Pas 8. Feu clic a Següent per continuar
Fes-ho no feu clic al botó "Assignació de camp", ja que no funcionarà per al vostre full de càlcul.
Pas 9. Anomeneu el fitxer de base de dades (. ODB)
Mireu el nom del fitxer al camp "ubicació"; el fitxer s'anomena per defecte "Addresses.odb". Podeu conservar aquest nom si voleu o canviar-lo per una altra cosa; recordeu-vos de conservar el fitxer. ODB al final del nom del fitxer.
- Si està marcada la casella "Incrusta aquesta definició de la llibreta d'adreces al document actual", desmarqueu-la ara.
- El camp "Nom de la llibreta d'adreces" és la forma en què apareixerà aquesta llista d'adreces en altres aplicacions del LibreOffice. No dubteu a canviar-ho si voleu.
Pas 10. Feu clic a Finalitza
El full de càlcul ja està connectat a LibreOffice Writer i està llest per utilitzar-lo a la combinació de correu.
La base de dades continuarà disponible per al seu ús en futures cartes o documents
Part 3 de 3: Creació del vostre document de combinació de correu
Pas 1. Obriu un document nou a LibreOffice Writer
Si ja heu creat la carta de formulari, el full d’etiquetes o la plantilla de sobre, obriu-la ara.
Pas 2. Obriu el tauler Fonts de dades
Per fer-ho, feu clic a Veure a la part superior i, a continuació, seleccioneu Fonts de dades. Veureu els valors del full de càlcul de l'adreça al tauler de la part superior del document. El tauler romandrà allà per facilitar-vos les coses.
Pas 3. Formateu el document tal com vulgueu que aparegui
Per exemple, si escriviu una carta de formulari, escriviu-la com us agradaria que quedés.
Pas 4. Arrossegueu les capçaleres de les columnes de dades a les ubicacions corresponents
Les capçaleres de les columnes de dades són les etiquetes grises que hi ha a sobre de les dades de l'adreça del tauler superior. Per exemple, si esteu redactant una lletra i voleu que comenci per "Benvolgut (nom)", escriviu la paraula Benvolgut, arrossegueu la Nom capçalera de columna on escriviu un nom i, a continuació, escriviu una coma.
Quan arrossegueu una capçalera de columna a la ubicació desitjada, apareixerà amb claudàtors a banda i banda (ex:)
Pas 5. Deseu el document
Per assegurar-vos que no us passi res al vostre treball dur, feu clic a Dossier menú i seleccioneu Guardar com. El fitxer s’ha de desar amb l’extensió. ODT, així que seleccioneu Document de text ODF (*.odt) des del menú "Desa com a tipus" o "Format".
Pas 6. Imprimiu el document
Els passos per fer-ho varien en funció del que imprimiu.
- Si imprimiu una carta de formulari, feu clic a Dossier menú i seleccioneu Imprimir. Se us demanarà si voleu imprimir un formulari per seleccionar una carta Sí quan se us demani. Si no voleu imprimir cartes per a totes les persones de la llista d’adreces, manteniu premut el botó Ctrl (PC) o Comandament (Mac) mentre feu clic a les que voleu imprimir. Feu clic a D'acordi, a continuació, imprimiu com vulgueu.
- Si creeu etiquetes, aneu a Dossier > Novetat > Etiquetes, seleccioneu la base de dades, la taula i els camps. A la part inferior, seleccioneu el tipus de paper d’etiqueta que voleu imprimir (per exemple, Avery A4) i altres preferències addicionals d’etiquetatge i, a continuació, feu clic a Desa. A partir d 'aquí, a la Opcions pestanya, feu clic a Sincronitzar continguts, i llavors Document nou per crear el full d’etiquetes. A continuació, podeu imprimir aquest document si cal seleccionant Dossier > Imprimir.
