ATTN és una forma breu de la paraula "atenció" i s'utilitza habitualment en correus electrònics i correspondència escrita per indicar el destinatari previst. La millor manera d’utilitzar ATTN a la correspondència per correu electrònic és incloure-la a l’assumpte. D’aquesta manera queda clar a qui va destinat el missatge i és més probable que el destinatari correcte llegeixi el vostre correu electrònic.
Passos
Mètode 1 de 3: afegir ATTN a un correu electrònic
Pas 1. Comenceu l'assumpte amb ATTN
En alguns casos, com ara una sol·licitud de feina, és possible que només tingueu un correu electrònic genèric per a una empresa, però vulgueu cridar l'atenció d'una persona o departament en particular. La millor manera de fer-ho és escriure a l'assumpte com a "ATTN: John Smith".
Com a alternativa, si no coneixeu cap nom, podeu escriure "ATTN: gerent de contractació" o "ATTN: departament de màrqueting"
Pas 2. Incloeu altra informació pertinent a l'assumpte
A més de cridar l’atenció d’una persona o grup de persones en concret, també heu d’incloure alguns detalls importants sobre el contingut del vostre correu electrònic. Això el farà més pertinent i probablement s’obrirà i es llegirà més ràpidament.
Per exemple, es podria dir "ATTN: John Smith re: Content Marking Position"
Pas 3. Inicieu el cos del correu electrònic amb ATTN quan l'assumpte estigui ple
També podeu incloure un missatge ATTN al cos d’un correu electrònic o en un document adjunt. D'aquesta manera, encara comuniqueu a qui va destinat el missatge i podeu utilitzar l'assumpte únicament per indicar la finalitat del correu electrònic. Això pot ser necessari quan responeu a un correu electrònic i l'assumpte ja s'ha creat.
- Per exemple, podeu iniciar el cos del correu electrònic dient "ATTN: Sandeep Kumar"
- És possible que vulgueu incloure l’indicador ATTN a l’assumpte i al cos del correu electrònic.
Mètode 2 de 3: determinar quan s'ha d'utilitzar ATTN als correus electrònics
Pas 1. Utilitzeu ATTN quan no tingueu l'adreça de correu electrònic del destinatari desitjat
Si no coneixeu l'adreça electrònica directa de la persona o departament a la qual heu d'arribar, podeu enviar un correu electrònic a l'adreça de contacte que es proporciona al lloc web de l'empresa. A continuació, haureu d’indicar a l’assumpte, mitjançant ATTN, a qui s’ha de dirigir el missatge.
Pas 2. Incloeu ATTN a la comunicació interna
Utilitzeu ATTN quan escriviu una nota interna que pugui ser rellevant per a diverses persones del vostre departament o grup, però que requereixi l'atenció directa d'una o dues persones. D’aquesta manera, manteniu informat a tothom, però també teniu prioritat a qui parla directament el missatge.
Podeu escriure "ATTN: Mary Smith re: sales objectives", però enviar el missatge a tot l'equip de vendes
Pas 3. Indiqueu que el vostre correu electrònic és important mitjançant ATTN
També podríeu indicar que alguna cosa necessita atenció immediata mitjançant l’acrònim ATTN a la vostra línia d’assumpte. Per exemple, podeu escriure "Els extractes de nòmines requereixen ATTN urgent".
Mètode 3 de 3: garantir que els vostres correus electrònics guanyin atenció
Pas 1. Incloeu una línia d'assumpte
Quan envieu un correu electrònic, és molt important que incloeu sempre una línia d'assumpte. Aquesta és una oportunitat per destacar el vostre correu electrònic i també proporcionar alguns detalls sobre el contingut del correu electrònic. És més probable que un missatge de correu electrònic que no inclogui una línia d’assumpte se suprimeixi o es perdi a la safata d’entrada o que irriti el destinatari perquè es veu obligat a obrir el correu electrònic per saber de què tracta.
Pas 2. Mantingueu la línia d'assumpte curta
La majoria de les bústies d’entrada de correu electrònic només revelaran uns 60 caràcters de la línia d’assumpte i un telèfon mòbil només mostrarà uns 25 a 30 caràcters. Com a resultat, haureu de mantenir l’assumpte curt i escriure primer la informació més important.
Els formularis curts, com ara "ATTN" i "RE", faciliten la inclusió de més informació a l'assumpte
Pas 3. Escriviu alguna cosa enganxosa
Les bústies d’entrada solen estar inundades de contingut brossa i de material promocional i molta gent suprimeix correus electrònics fins i tot abans d’obrir-los. Si envieu un correu electrònic a algú que no coneixeu directament, és important que el vostre correu electrònic destaqui. Podeu captar l’atenció dels destinataris escrivint una línia de tema atractiva i creativa.
- Podríeu escriure "No vull res de vosaltres" si contacteu amb algú que admireu, però que mai no us heu conegut personalment. Per exemple, pot ser un autor preferit o algú que busqueu a la vostra indústria.
- Com a alternativa, podeu dir "guanyeu més diners ampliant la vostra base de clients". Això seria útil si voleu establir connexions comercials i voleu que s’obrin els vostres correus electrònics.
Pas 4. Incloeu detalls importants
És molt important que incloeu sempre informació important sobre el contingut del correu electrònic. Si escriviu un correu electrònic a un col·laborador sobre un projecte, assegureu-vos de posar el títol del projecte a l'assumpte. D’aquesta manera, el vostre company de feina sabrà de què tracta i el pot prioritzar segons sigui necessari.
- També podeu dir alguna cosa com ara "necessita una resposta". És probable que això faci que el vostre correu electrònic sigui més prioritari.
- Com a alternativa, escriure "pregunta ràpida sobre reunió de migdia" probablement cridarà l'atenció perquè indica que serà una resposta fàcil.
