Aquest wikiHow us ensenyarà a fer una combinació de correu a Microsoft Office o OpenOffice.org. La combinació de correu és una funció molt còmoda que us permet personalitzar automàticament un document per a cada destinatari al qual s’envia. D’aquesta manera no haureu de canviar individualment el document per a cada destinatari. Estalvia molt de temps i és molt fàcil de fer. Els passos següents us guiaran pas a pas tot el procés.
Passos
Mètode 1 de 3: Preparació
Pas 1. Creeu un fitxer de dades
Pot ser un fitxer de full de càlcul, un fitxer de base de dades o fins i tot un document de text amb el format adequat. Els fitxers de fulls de càlcul són els més utilitzats; aquesta guia suposa que utilitzeu un full de càlcul.
-
El fitxer de dades hauria de contenir tota la informació que haurà de canviar de còpia a còpia. Per exemple, si escriviu una carta de formulari, el fitxer de dades contindrà els noms i, possiblement, les adreces de totes les persones a qui vulgueu enviar la carta.
Col·loqueu un element d'informació a cada cel·la al llarg d'una línia, de manera que cada tipus d'informació (nom, cognoms, honorífic, etc.) es trobi a la seva pròpia columna
-
Feu noms de columna assenyats. La combinació de correu llegeix les dades de les columnes. Suposarà que la primera entrada de cada columna d’informació és el nom general d’aquest tipus d’informació, així que utilitzeu noms que tinguin sentit.
Per exemple, inicieu una columna de noms escrivint "firstname" i, tot seguit, poseu-hi tots els primers noms. Quan se us demani quin camp inseriu a la vostra carta, veureu "nom" com a opció i recordareu el contingut d'aquesta columna
- Els usuaris de Microsoft Office que també utilitzen l'Outlook per al seu correu electrònic poden utilitzar la seva llibreta d'adreces d'Outlook com a fitxer de dades, si ho desitgen.
Pas 2. Deseu el fitxer de dades
Deseu-lo en algun lloc que el pugueu trobar fàcilment i anomeneu-lo amb el que recordareu fàcilment.
Pas 3. Escriviu el document principal
Aquest és el document on inserireu informació. Per exemple, si escriviu una carta de formulari, el document principal és la carta. Qualsevol ítem que combini per correu electrònic (com ara noms) s'hauria de deixar en blanc per ara.
Mètode 2 de 3: combinació de correu a MS Office
Pas 1. Obriu el tauler de tasques de combinació de correu
Al document principal, feu clic al tauler per obrir-lo. Si no el veieu, obriu el menú Eines i seleccioneu Combina correu a la llista.
Pas 2. Respondre les preguntes de MS Office
L'eina de combinació de correu a Office té uns quants passos dissenyats per facilitar la vostra vida combinant els fitxers de manera més intel·ligent i precisa.
- Comenceu per dir-li quin tipus de document esteu escrivint. Feu clic al millor ajust i, a continuació, feu clic a Següent.
- Digueu-li quin "document inicial" (document principal) voleu utilitzar. Si heu seguit aquests passos, hauríeu de poder seleccionar "utilitzar aquest document". Feu clic a Següent.
Pas 3. Trieu el fitxer que voleu combinar
Aquest és el fitxer de dades que heu creat anteriorment. Seleccioneu el botó d'opció adequat i feu clic a Següent per cercar el fitxer i connectar-lo al document principal.
Si preferiu utilitzar la llibreta d’adreces d’Outlook, feu clic a aquesta opció
Pas 4. Trieu quines dades voleu utilitzar
Office us permet seleccionar o desseleccionar files d'informació com vulgueu. Això us permet triar quins elements d'informació del fitxer de dades voleu combinar amb el document principal, cosa que fa que el fitxer de dades sigui més útil al llarg del temps a mesura que el feu servir per a diferents coses. Quan estigueu satisfet, feu clic a Següent.
Les dades es poden ordenar fent clic a les capçaleres de cada columna. Això pot ser útil si necessiteu cercar ràpidament entre molta informació
Pas 5. Inseriu camps de dades
A la pàgina següent del panell de tasques, se us demanarà que escriviu el document si encara no ho heu fet i se us presentarà una sèrie d'opcions per inserir dades del fitxer al document.
-
Inseriu un camp de dades col·locant el cursor a on es dirigirà el camp i, a continuació, feu clic al botó corresponent del tauler de tasques per inserir-lo allà.
Podeu suprimir camps de dades extraviats o duplicats prement la tecla Supr, igual que una lletra o número ordinari
-
Les opcions predefinides canvien lleugerament en funció del tipus de document que heu dit a Office que escriviu. Office fa tot el possible per emplenar la informació adequada a partir de les dades que li proporcioneu. Per exemple, si escriviu una carta comercial de formulari, és possible que vegeu una opció per inserir un bloc d’adreces, que inclogui el nom i cognoms de cada destinatari i l’adreça completa, ordenadament ordenades en poques línies.
- Algunes de les opcions predefinides obriran finestres addicionals perquè empleneu la informació adequada. Tots són més o menys senzills i fàcils d’entendre.
- Si feu servir una configuració predeterminada i no sembla que pugui trobar la informació adequada, feu clic al botó marcat amb "Coincideix camps" per ensenyar al programa quins dels vostres noms de camp corresponen als seus noms estàndard. Per exemple, podeu demostrar que hauria d'utilitzar la categoria "Cognom" al fitxer de dades per emplenar les dades "Cognom" en un bloc d'adreces.
- Per utilitzar els vostres propis camps, feu clic a "més opcions". Podreu veure els noms que heu donat a cada columna i utilitzar-los.
Pas 6. Comproveu les vostres cartes
La combinació de correu no mostrarà la informació específica als camps que apliqueu al vostre document principal fins que no l’imprimiu, però Office ofereix una funció de previsualització que us permet comprovar i assegurar-vos que la informació aparegui correctament segons com heu col·locat la camps del document. No dubteu a fer-lo servir fins que estigueu satisfets que tot està en ordre.
Pas 7. Finalitzeu la combinació
La pantalla final del panell de tasques de combinació de correu us informa que hi ha tot el que hi ha al lloc i que ja està a punt per imprimir els vostres documents. Apareixerà un conjunt d'informació per document imprès i el programa imprimirà tantes còpies com conjunts d'informació hi hagi.
Si voleu fer edicions individuals a lletres específiques, també podeu fer-ho des d'aquesta pantalla del tauler de tasques fent primer clic a "edita lletres individuals"
Mètode 3 de 3: combinació de correu a OpenOffice.org
Pas 1. Creeu una base de dades
A OpenOffice.org, sempre es requereix un fitxer de base de dades per a una combinació de correu; no obstant això, encara podeu crear les vostres dades primer en un full de càlcul.
- Des del document principal, obriu el menú Fitxer i trieu crear un fitxer de base de dades nou.
- A la finestra que apareix, seleccioneu l'opció "connectar-se a una base de dades existent". Al menú desplegable, seleccioneu "full de càlcul" i, a continuació, feu clic a Següent.
- A la pantalla següent, dirigiu OpenOffice.org al fitxer de full de càlcul que vulgueu utilitzar. Podeu triar si voleu protegir o no la contrasenya mitjançant la contrasenya marcant la casella situada a sota de la ubicació del fitxer. Feu clic a Següent quan estigueu a punt.
-
En aquesta pantalla, trieu si voleu registrar la base de dades per facilitar-ne l'accés més tard i decidiu si voleu obrir o no el fitxer de base de dades per editar-lo ara mateix. (Probablement no ho haureu de fer si acabeu de crear el fitxer de full de càlcul.) Feu clic a Finalitza per desar la base de dades.
Assegureu-vos de donar a la base de dades un nom que recordeu fàcilment
Pas 2. Inseriu els vostres camps
Ara que heu enllaçat la vostra informació amb una base de dades que OpenOffice.org pot entendre, és senzill utilitzar aquesta base de dades per combinar el correu, sempre que sàpiga on buscar.
- Al menú Insereix, seleccioneu "camps" i, a continuació, "altres …" al submenú. Com a alternativa, podeu escriure control-F2.
- A la finestra que apareix, feu clic a la pestanya "base de dades".
-
Feu clic al botó Cerca a la part inferior dreta de la finestra i cerqueu el fitxer de base de dades que acabeu de crear.
Un cop hàgiu seleccionat la vostra base de dades, apareixerà a la llista titulada "selecció de bases de dades" a la part dreta de la finestra
- A la llista "tipus" de la part esquerra de la finestra, seleccioneu "Camps de combinació de correu".
- Feu clic al botó + que hi ha al costat de la base de dades i apareixerà un fitxer de full de càlcul a sota. Feu clic al + al costat de aixòi veureu els noms dels camps que heu triat quan heu creat el full de càlcul.
-
Seleccioneu el camp que vulgueu inserir i feu clic a Insereix per col·locar el camp al vostre document principal.
- Recordeu que heu de col·locar el cursor on vulgueu que s’insereixi el vostre camp abans d’inserir, o bé haureu de tallar i enganxar per moure’l a la posició correcta.
- Com a Office, els camps de text es tracten com a caràcters alfanumèrics al document principal. Podeu moure-les amb la barra espaiadora i eliminar-les amb la tecla de supressió.
Pas 3. Finalitzeu la combinació
Comproveu de nou tots els camps per obtenir una ubicació adequada. Quan estigueu a punt, imprimiu el document principal. La combinació de correu imprimirà una còpia per a cada conjunt d’entrades del fitxer que heu combinat amb el document.
Consells
- Els programes de processament de textos solen tenir plantilles que podeu utilitzar per crear documents primaris.
- Assegureu-vos de desglossar els camps en els termes més específics possibles. Per exemple, podeu utilitzar el títol de cortesia (senyor, senyora, senyoreta), el nom i el cognom del nom. Són tres camps per als noms, així que utilitzeu tres columnes separades amb un tipus de camp a cada columna.
