Aquest wikiHow us ensenya a netejar les dades d’un full de càlcul Excel quan feu servir Windows o macOS. Executar la correcció ortogràfica, eliminar les dades duplicades, fer cerques i substituir-les i canviar a un format de majúscules i minúscules pot millorar la qualitat del vostre llibre de treball.
Passos
Mètode 1 de 4: utilitzar Spellcheck
Pas 1. Obriu el full de càlcul a Excel
Podeu fer-ho fent doble clic al fitxer de l’ordinador.
Abans de fer canvis en un full de càlcul, sempre us heu d’assegurar de tenir una còpia de seguretat
Pas 2. Premeu la tecla F7 al teclat
S'obre la finestra Ortografia, que mostra el primer error possible al full de càlcul.
Pas 3. Corregiu un error
Si voleu corregir l'error, hi ha diverses maneres de fer-ho:
- Si veieu la correcció adequada al quadre "Suggeriments", seleccioneu-la i feu clic a Canvi.
- Si coneixeu l'ortografia correcta, podeu escriure la correcció al quadre situat a la part superior de la finestra i fer clic a Canvi.
- Aneu amb compte amb l’ús Canvia-ho tot, ja que potser acabareu canviant alguna cosa que no necessitava canviar. Per exemple, si heu canviat totes les instàncies de "de" a "forma", podeu desordenar una frase que necessiti la paraula "de".
Pas 4. Decidiu què fer amb una paraula que sigui realment correcta
Excel pot trobar-se amb una paraula que sigui un nom propi, un terme especialitzat o argot, o alguna cosa en un altre idioma que no necessiti correcció. Teniu algunes opcions per tractar-ho:
- Feu clic a Ignora per passar al següent error o Ignora-ho tot per ometre totes les instàncies d'aquesta paraula.
- Feu clic a Afegeix al diccionari per garantir que Excel consideri aquesta paraula / ortografia correcta en el futur.
Mètode 2 de 4: eliminació de valors duplicats
Pas 1. Obriu el full de càlcul a Excel
Podeu fer-ho fent doble clic al fitxer de l’ordinador.
Abans de fer canvis en un full de càlcul, sempre us heu d’assegurar de tenir una còpia de seguretat
Pas 2. Feu clic a la pestanya Dades
Es troba a la part superior d’Excel.
Pas 3. Feu clic a Elimina duplicats
Es troba al grup "Eines de dades" de la barra de cintes a la part superior d'Excel. Apareixerà un quadre de diàleg.
Pas 4. Seleccioneu les columnes que vulgueu comprovar
Marqueu la casella que hi ha al costat de cada nom de columna per comprovar si hi ha valors duplicats a la columna.
- Per seleccionar ràpidament totes les columnes alhora, feu clic al quadre situat al costat de "Selecciona-ho tot".
- Per anul·lar la selecció de totes les columnes, feu clic al quadre que hi ha al costat de "Anul·la la selecció de totes".
Pas 5. Feu clic a D'acord
Veureu un missatge que mostra quants duplicats s'han eliminat. Si no s’han trobat duplicats, veureu un missatge que diu que no s’han eliminat els valors duplicats.
Pas 6. Feu clic a D'acord
Això tanca la finestra.
Mètode 3 de 4: cerca i substitució de text
Pas 1. Obriu el full de càlcul a Excel
Podeu fer-ho fent doble clic al fitxer de l’ordinador.
- Utilitzeu aquest mètode per cercar una cadena de text i substituir-la per una altra cosa.
- Abans de fer canvis en un full de càlcul, sempre us heu d’assegurar de tenir una còpia de seguretat.
Pas 2. Premeu Ctrl + F (Windows) o ⌘ Ordre + F (macOS).
Això obre la finestra Cerca i reemplaça.
Pas 3. Feu clic a la pestanya Substitueix
És la segona pestanya de la part superior de la finestra.
Pas 4. Escriviu el que cerqueu al quadre "Cerca què"
Assegureu-vos d’incloure espais si s’escau. A més, eviteu espais estranys abans o després dels termes.
- Podeu utilitzar comodins com ara * i? a la vostra cerca.
- Ex: escriviu s * d per cercar qualsevol paraula que comenci per "s" i acabi amb "d" (per exemple, trist, començat, saltat).
- Ex: escriviu s? D per cercar qualsevol paraula que comenci per "s", acabi per "d" i tingui una lletra al centre (per exemple, sad, sid, sod).
Pas 5. Escriviu el text de substitució al camp "Substitueix per"
Les mateixes regles s'apliquen per al text de reemplaçament.
Pas 6. Feu clic a Opcions per establir filtres addicionals
En aquesta pantalla, podeu triar cercar només determinades files, columnes o fulls del llibre. Això és opcional.
Pas 7. Feu clic a Cerca següent
Es mostrarà la primera coincidència, si n'hi ha.
Pas 8. Feu clic a Substitueix per substituir el terme de cerca pel text de substitució
Si ho preferiu, podeu fer clic Substitueix-ho tot per substituir totes les instàncies del text trobat pel text de reemplaçament.
Sigues prudent amb Substitueix-ho tot, ja que podeu corregir accidentalment alguna cosa que no necessita correcció.
Mètode 4 de 4: Canvi de casos de text
Pas 1. Obriu el full de càlcul a Excel
Podeu fer-ho fent doble clic al fitxer de l’ordinador.
- Utilitzeu aquest mètode si les vostres dades contenen errors en majúscules, com ara totes les majúscules, totes les minúscules o alguna altra configuració errònia.
- Abans de fer canvis en un full de càlcul, sempre us heu d’assegurar de tenir una còpia de seguretat.
Pas 2. Feu una columna temporal al costat de les dades que vulgueu canviar
Si les vostres dades contenen capçaleres de columna, assegureu-vos d’escriure una capçalera a la primera cel·la de la columna temporal.
Pas 3. Escriviu la fórmula per a la funció de majúscules a la primera cel·la
Si hi ha una capçalera de columna, escriviu la fórmula a la cel·la just a sota. La fórmula varia en funció del que vulgueu fer:
- Escriviu = PROPER (cel·la) per canviar les majúscules i minúscules al valor adequat (per exemple, nom, raça, adreça). Substituïu "cel·la" pel primer número de cel·la que vulgueu canviar (per exemple, B2).
- Escriviu = MAJÚS (cel·la) per canviar el cas d'un valor de cel·la a totes les majúscules (per exemple, NOM, BREED, ADDRESS). Substituïu "cel·la" pel primer número de cel·la que vulgueu canviar (per exemple, B2).
- # * Tipus = LOWER (cel·la) per canviar el cas d'un valor de cel·la a totes les minúscules (p. Ex., Nom, raça, adreça). Substituïu "cel·la" pel primer número de cel·la que vulgueu canviar (per exemple, B2).
Pas 4. Premeu ↵ Retorn o bé ⏎ Tornar.
La cel·la que conté la fórmula conté ara el nou format de cas per a la cel·la.
Pas 5. Feu clic a la cel·la
La cel·la està ressaltada i envoltada per un quadre.
Pas 6. Arrossegueu l'extrem inferior dret del quadre cap al final de les dades de la columna
Això aplica la fórmula a totes les altres cel·les de la columna.
