Com podeu alliberar temps organitzant-vos a Microsoft Outlook. Això requereix disciplina, però sobretot l’organització del programa i el que feu amb les eines.
Passos
Pas 1. El primer que cal fer és desactivar la nova notificació per correu electrònic
Per fer-ho, feu clic al menú Fitxer, seleccioneu Eines i seleccioneu Opcions. S'obrirà la finestra d'opcions. A la pestanya Preferències, feu clic al botó "Opcions de correu electrònic". A la finestra d'opcions que s'obre, feu clic al botó "Opcions avançades de correu electrònic". A la finestra d'opcions que s'obre, mireu a la secció "Quan arribin nous elements a la meva safata d'entrada". Desmarqueu totes les opcions.
Pas 2. Feu que el calendari sigui la vostra visualització predeterminada a l'Outlook
Us proporcionarà una visió del treball programat per al dia. Per definir el calendari com a visualització predeterminada, desplegueu el menú Fitxer, seleccioneu Eines i seleccioneu Opcions. A la finestra Opcions, seleccioneu la pestanya "Altres" i feu clic al botó "Opcions avançades". A la finestra "Opcions avançades", busqueu a la secció "Configuració general" i feu clic a navegar. S'obrirà la carpeta de selecció. A la finestra "Selecciona la carpeta", seleccioneu "Calendari" i feu clic a D'acord tres vegades.
Pas 3. Per incloure les vostres tasques a la finestra predeterminada, tireu cap avall del menú Fitxer i seleccioneu Visualitza i, a continuació, seleccioneu Task pad
Pas 4. Per veure només les tasques pendents d'avui, desplegueu el menú Fitxer i seleccioneu Visualitza, seleccioneu "Vista del bloc de tasques" i, a continuació, seleccioneu "Tasques d'avui"
Pas 5. Programeu una hora específica cada dia per veure els vostres correus electrònics
Configureu de 2 a 3 vegades al dia per treballar amb els vostres correus electrònics i no els mireu en cap altre moment. Els correus electrònics són una distracció i us impedeixen fer una feina real.
Pas 6. Sempre que llegiu correus electrònics, esborreu sempre la safata d'entrada. Mai no hauria de quedar res al final de la sessió de correu electrònic. Per esborrar la safata d'entrada, heu de decidir què fer amb cada correu electrònic. Teniu quatre opcions: Suprimir, ajornar, delegar o fer.
Pas 7. Si heu tractat el correu electrònic, suprimiu-lo
Pas 8. Per ajornar un correu electrònic, creeu una tasca arrossegant el correu electrònic al botó de tasques que hi ha a l'extrem inferior esquerre de l'Outlook
Es crearà automàticament una tasca; seleccioneu una data i hora d’inici i una data i hora de venciment i deseu-les.
Pas 9. Per delegar un correu electrònic, creeu una tasca i assigneu-la a una altra persona o reenvieu-la a una altra persona
Pas 10. L'última opció és fer qualsevol tasca que requereixi el correu electrònic
Si ho feu, suprimiu-lo de la safata d’entrada o moveu-lo a una carpeta personal on guardeu els correus electrònics antics tractats.
Pas 11. Per bloquejar el temps al calendari, arrossegueu i deixeu anar un missatge de correu electrònic al botó del calendari a l'extrem inferior esquerre d'Outlook
S'obrirà un avís de reunió. Introduïu l'hora i la data que voleu bloquejar i deseu-les. S'inclourà una còpia del correu electrònic amb l'avís de la reunió. Suprimiu el correu electrònic de la safata d'entrada o moveu-lo a una carpeta personal.
