Obrir la safata d’entrada del correu electrònic pot ser com obrir una caixa de Pandora amb gramàtica inadequada, mala ortografia i mal gust. Penseu en les impressions que els vostres correus electrònics causen als altres; sempre és el moment adequat per separar els vostres correus electrònics del paquet. Seguiu aquests passos i milloreu la vostra etiqueta de correu electrònic.
Passos
Pas 1. Mantingueu el correu electrònic concís, conversador i centrat
És més difícil llegir cartes a la pantalla de l'ordinador que en un full de paper, així que mantingueu els correus electrònics curts i al punt. Tot i que no hi ha una longitud de correu electrònic ideal, mantingueu frases curtes, aproximadament de 8 a 12 paraules, i deixeu un espai entre paràgrafs.
En un correu electrònic de treball, aneu directament al punt: "Espero que …" "Crec que hauríem de …" etc., per davant, fent el cas a les línies següents. Moltes persones només llegeixen les primeres línies abans de decidir respondre o desar-les per després. Aquestes línies haurien de donar prou "carn" per permetre una decisió informada. Per als correus electrònics personals, sovint és una bona idea obrir-los amb una breu nota personal abans d’entrar al punt principal del vostre correu electrònic
Pas 2. Eviteu el format elegant
Canviar tipus de lletra i colors, inserir llistes de vinyetes o fer servir HTML pot fer que el correu electrònic sembli estrany o que no es pugui llegir per al destinatari, encara que el format tingui un bon aspecte al vostre ordinador. Fes-ho simple.
Pas 3. Limiteu els fitxers adjunts
No afegiu cap fitxer adjunt tret que sigui realment necessari. Mantingueu els fitxers adjunts el més petits possible. La majoria d’aplicacions de correu electrònic poden enviar i rebre fitxers adjunts de fins a 1 MB, però qualsevol cosa que pugui suposar un problema per a vosaltres o per al destinatari, i fins i tot fitxers més petits, pot trigar molt a obrir-se si la connexió de correu electrònic del destinatari és lenta. Si necessiteu enviar un fitxer més gran, comprimeu-lo o comprimeu-lo o utilitzeu serveis en línia que us ajudaran a enviar fitxers grans com YouSendIt.com. Si heu d’enviar diverses pàgines, com ara plans de reunions o grans correccions de text, envieu un fax o un conjunt de pàgines mecanografiats en una carta.
- No comprimeu els fitxers adjunts de correu electrònic tret que sigui necessari. A menys que un fitxer adjunt sigui massa gran per enviar-lo d'una altra manera, podeu arriscar-vos a perdre el temps del destinatari i, possiblement, impedir que accedeixin als vostres fitxers adjunts. Molts dispositius mòbils no poden descomprimir fitxers zip. A més, és redundant, ja que molts fitxers habituals com.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word i Powerpoint) ja estan en format comprimit.
- Tingueu en compte que moltes persones o empreses no obriran fitxers adjunts d’algú que no coneixen i que alguns comptes de correu electrònic estan configurats per enviar automàticament correus electrònics amb fitxers adjunts a la carpeta de correu brossa, per tant, si sol·liciteu una feina, per exemple, assegureu-vos de seguir les instruccions del destinatari quant als fitxers adjunts. Si no es donen instruccions, envieu un altre correu electrònic per fer saber al destinatari que enviarà un correu electrònic amb un fitxer adjunt.
Pas 4. Penseu abans d'enviar
No envieu correus electrònics quan estigueu emocionats. No dubteu a escriure l’assumpte i el text del correu electrònic i deseu-lo. Afegiu només els destinataris i envieu-lo després d’haver tingut temps de pensar què envieu; és possible que canvieu d’opinió i estigueu millor per això.
El correu electrònic també s’ha convertit en una eina per demanar o explicar a la gent coses que normalment no diríeu cara a cara (mai us pregunteu per què us convertiu en una persona diferent instintivament en línia?). Si envieu algú qualsevol cosa, rellegiu-lo i pregunteu-vos si els diríeu si estaven al vostre costat o cara a cara. Si es tracta d’un tema delicat, llegeix-lo dues vegades.
Pas 5. Aneu amb compte utilitzant abreviatures i emoticones
Això pot ser acceptable en un correu electrònic informal, com ara amb un amic. Tanmateix, en una carta formal no hauríeu de dir-li a algú que esteu "rient en veu alta", és possible que la gent ho consideri inadequat i que pugui sentir que esteu frívol.
Algunes abreviatures, com ara "BTW" per a "By the Way", s'utilitzen habitualment en correus electrònics i generalment són acceptables excepte en correus electrònics formals i professionals
Mètode 1 de 3: escriure nous correus electrònics
Pas 1. Utilitzeu els camps del destinatari correctament
S'espera que els destinataris del camp "a" prenguin mesures i els de "CC" serveixen per mantenir informats els col·legues o els caps.
- Aneu amb compte a l'hora de sol·licitar ACTION a més d'una persona al camp "Per a:". Això pot comportar múltiples esforços per a la mateixa tasca o cap esforç perquè se suposa que algú més està gestionant la sol·licitud.
- Si envieu un correu electrònic a una llista de persones de les quals voleu mantenir les adreces privades, poseu-les totes al camp BCC i poseu la vostra pròpia adreça al camp "a".
- Si voleu eliminar de forma gradual algú (per exemple, si us ha presentat a algú altre, i ara vosaltres i aquella persona estigueu treballant alguns detalls i no voleu enfonsar la safata d'entrada de l'introductor) l'adreça de la persona des del camp "a" o CC fins al camp BCC.
Pas 2. Feu útil la línia d'assumpte
Una bona línia d'assumpte proporciona un resum útil del contingut del correu electrònic, preparant el lector ràpidament. Les bústies d’entrada de correu electrònic sovint s’enfonsen, de manera que una bona línia d’assumpte ajuda el destinatari a determinar la prioritat del vostre correu electrònic. També ajuda a evitar que se suprimeixi el vostre correu electrònic fins i tot abans de llegir-lo. Com que el tema és el primer que veu el destinatari, mantingueu-lo lliure d'errors, concís i eviteu línies genèriques com ara "Hola", "Què passa" o el nom del destinatari (aquest últim pot estar bloquejat pels filtres antispam).
Eviteu prioritzar els vostres missatges per al destinatari. Surt del costum de marcar tots els correus electrònics com a "Urgents". o "Alta prioritat" o els vostres correus electrònics acabaran sent tractats com el noi que va plorar llop i tots seran ignorats. És irritant i presumptuer suposar que la vostra sol·licitud de correu electrònic és més alta a la cua que la de qualsevol altra persona, especialment a un context de treball. Sigueu prou amable com per donar-li al receptor crèdit per haver treballat per si mateixos com prioritzar el vostre missatge
Mètode 2 de 3: Respondre als correus electrònics
Pas 1. Aneu amb compte amb qui copieu a les respostes
Si responeu a un missatge i, a continuació, CC: un tercer que el remitent original no va incloure, tingueu en compte que el remitent original no se sentirà molest per això. És possible que aquesta informació sigui "només per als vostres ulls". Això és especialment important si el remitent original és el vostre supervisor de treball. Tingueu cura de fer servir BCC:. Això pot tornar enrere si la persona que és BCC respon de nou, sense haver vist que la seva còpia era cega.
Pas 2. Determineu a qui hauríeu de respondre
Els correus electrònics que s’envien sols solen requerir que respongueu només a l’emissor, però per als correus electrònics que s’envien a diverses persones, potser haureu de triar l’opció "Respon a tots" per enviar la vostra resposta a tothom. Sigues prudent; Si utilitzeu "Respon a tot" tot el temps, es generen retorns en abundància i es deixen llançar missatges a les caixes de molta gent. Penseu en les conseqüències de rebre un correu electrònic, donar resposta a tots i arribar a vint persones i, a continuació, aquestes vint persones responen a totes; es pot compondre molt ràpidament en centenars de milers de correus electrònics i tothom se sent obligat a fer clic a "Respon a tots" com a mitjà per mantenir a tothom al cor perquè ningú sap qui està destinat a llegir-lo i qui no.
Pas 3. Penseu-ho dues vegades abans de respondre per dir només gràcies
Algunes persones no volen un correu electrònic que digui "Gràcies". Això necessita més temps per obrir el correu electrònic i llegir-lo només per llegir el que ja sabeu. Algunes persones inclouen una línia que diu "NTN": "No cal fer gràcies".
Pas 4. Resumeix llargues discussions
Desplaçar-se per les pàgines de respostes per entendre un debat és molest. En lloc de continuar reenviant una cadena de missatges, preneu-vos un minut per resumir-la per als vostres lectors.
Pas 5. Assegureu-vos d'incloure la informació a la qual esteu responent
Molta gent i empreses escriuen i responen cada dia a centenars de correus electrònics. Eviteu enviar un correu electrònic indistint que només digui "Sí". Incloeu la pregunta que ha fet el destinatari perquè sàpiga a què responeu. Eviteu que el destinatari es desplaci cap avall més d'un missatge a l'historial.
Pas 6. Respondre ràpidament
Si necessiteu investigar o pensar alguna cosa abans de respondre a un correu electrònic o si esteu massa ocupat per escriure una resposta completa amb rapidesa, envieu una resposta breu informant del remitent que heu rebut el correu electrònic i aconsellant quan respondreu..
Pas 7. Sigues proactiu
Quan respongueu a un correu electrònic, podeu estalviar temps a tothom anticipant-vos a qualsevol dubte o dubte que pugui provocar la vostra resposta. Dirigeix-ho a la teva resposta abans que algú hagi d'enviar un correu electrònic nou per preguntar-los.
Mètode 3 de 3: Alguns no fer bàsics
Pas 1. No reenvieu els correus electrònics que siguin privats
Per exemple, eviteu reenviar un correu electrònic que contingui un secret, sobretot si la persona a qui envieu un correu electrònic no voleu que ho feu. Si ho feu, el destinatari pot perdre la confiança en vosaltres i és possible que la vostra relació estigui desordenada. Segur que no voleu que això passi.
Pas 2. No difongueu rumors sobre persones
Si us sentiu temptat de fer-ho, poseu-vos en la pell de l’altra persona i penseu com us sentiríeu si aquesta persona difongués rumors sobre vosaltres. Per exemple, si el vostre amic té la reputació de ser maligne i mandrós, penseu en què us sentiríeu si el vostre amic expliqués als vostres altres amics alguna de les vostres peculiaritats. No estaries molt content, oi?
Pas 3. Eviteu parlar de negocis privats de la gent
Per exemple, eviteu que el vostre amic sàpiga que la seva amiga va trencar amb un ex-nuvi. El correu electrònic no és completament privat, de manera que és possible que la persona de qui esteu parlant pugui veure els correus electrònics i enfadar-vos amb vosaltres i / o avergonyir-vos, i això podria desordenar la vostra relació amb la persona.
Pas 4. Eviteu la flamarada
Les flames són bàsicament insults enviats en línia per ofendre’t, per la qual cosa és important no enviar flames a altres persones ni iniciar guerres de flames. Això podria fer enfadar a l’altra persona i també podríeu suspendre el vostre compte.
Pas 5. Eviteu compartir la informació personal d'altres persones sense permís
Això pot ser qualsevol cosa, des de l'edat d'una persona fins al nom de l'escola on va. Posa’t en la pell de l’altra persona: com et sentiries si algú li indiqués l’adreça de casa al teu amic? No estaria molt content, així que assegureu-vos d'obtenir permís abans de compartir la informació personal d'algú amb altres persones per correu electrònic o no fer-ho en absolut.
Pas 6. No envieu un correu electrònic quan esteu enfadats
Us mostrarà que esteu enfadats i podeu molestar la persona. Per exemple, si us enfadeu amb algú a la feina i envieu un correu electrònic a aquesta persona amb majúscules majúscules, això podria causar irritació a la persona que vau enviar per correu electrònic. Això és el mateix amb la resposta als correus electrònics; si esteu enfadats amb algú per haver-vos enviat un missatge concret, espereu de respondre fins que us hagueu calmat.
Exemples de correus electrònics
Exemple de correu electrònic de recordatori de trucada de conferència
Suporti wikiHow i desbloqueja totes les mostres.
Exemple de correu electrònic que descriu la nova política
Suporti wikiHow i desbloqueja totes les mostres.
Exemple de correu electrònic al professor sobre una pregunta
Suporti wikiHow i desbloqueja totes les mostres.
Vídeo: mitjançant aquest servei, es pot compartir informació amb YouTube
Consells
- Els tipus de lletra estàndard faciliten la lectura. Per exemple, Arial, Cambria i Narrow. Mantingueu la mida de la lletra al normal, generalment no superior a 15. Si necessiteu cridar l'atenció d'una manera especial o emfàtica, utilitzeu fonts en negreta o cursiva. Això és infinitament millor que cridar per totes les capitals.
- Si se us envia una flama, suprimiu-la immediatament per evitar iniciar una guerra de flames.
- Recordeu que el vostre to no es pot escoltar al correu electrònic. Alguna vegada heu intentat fer sarcasme en un correu electrònic i el destinatari no l’ha pres malament? Els missatges de correu electrònic no transmeten els matisos de la comunicació verbal. Per intentar inferir el to de veu, algunes persones utilitzen emoticones, però les utilitzen amb moderació perquè no sembli poc professional.
Tampoc no suposeu que l’ús d’una emoticona somrient domarà un missatge difícil.
- Eviteu utilitzar el correu electrònic com a mitjà per eludir el contacte personal. "Us enviarem un missatge de correu electrònic" sovint pot ser la frase més irritant per a qualsevol persona. L’enviament de correu electrònic no ha d’evadir la idea de contacte cara a cara ni tan sols de converses telefòniques. Abstingueu també d’utilitzar el correu electrònic per esquivar una situació incòmoda com ara demanar disculpes o per tapar un error.
- Acabeu el vostre correu electrònic amb educació. Tancar amb una declaració com ara "Els millors desitjos", "Bona sort" o "Gràcies per endavant per la vostra ajuda" pot suavitzar fins i tot un correu electrònic dur i pot obtenir una resposta més favorable.
- Tingueu cura de buscar rebuts. Tot i que hi ha certs casos en què pot ser necessària la recepció necessària a efectes de manteniment de registres o de prova de recepció, la majoria de vegades això és irritant i obliga el lector a realitzar accions addicionals per tractar el vostre correu electrònic. Si alguna cosa és realment urgent o necessiteu assegurar-vos que el destinatari tingui el vostre missatge, agafeu el telèfon i feu-lo servir.
- Si se us envia alguna cosa que us faci sentir incòmode, com ara un rumor reenviat, suprimiu-lo. No hauríeu de voler formar part d’això.
Advertiments
- Eviteu el ciberassetjament. És il·legal i pot afectar enormement a altres persones, especialment als adolescents (per exemple, pot causar suïcidi).
- No utilitzeu totes les tapes. Aquesta és una pràctica innecessària i pot molestar al vostre destinatari, guanyant-vos una carta de flama a canvi. Es considera que totes les capitals equivalen a "crits".
- Abstenir-se de reenviar el correu de cadena. Hi hauria molt poques persones que gaudeixin rebent missatges innecessaris constants. Aquest tipus de correus electrònics han estat famosos per la contaminació de virus perillosos i nocius que es poden transferir a i des d’ordinadors. Proveu de reenviar només els missatges que hàgiu rebut directament de destinataris conversants.
- No utilitzeu la vostra signatura de treball per a correus electrònics personals; us farà semblar poc amable.
