Si no esteu molt familiaritzat amb Microsoft Excel, pot semblar un programa intimidant. Afortunadament, és fàcil començar. Podeu escriure dades, copiar-les i enganxar-les d'altres documents i formatar-les amb només uns quants clics. Amb una mica de pràctica, podreu introduir, editar i gestionar ràpidament dades a Microsoft Excel.
Passos
Part 1 de 3: Introducció i selecció de dades
Pas 1. Inicieu Microsoft Excel
Podeu localitzar Excel fent clic al menú "Inici", seleccionant "Tots els programes", seleccionant "Microsoft Office" i triant "Microsoft Excel". Excel inclou el paquet de productes de Microsoft Office generalment empaquetat amb ordinadors i portàtils Windows.
Els usuaris de Mac que hagin comprat Excel per a Mac trobaran el programa situat al seu Dock o entre ells obrint "Finder" i seleccionant "Aplicacions"
Pas 2. Obriu un full de càlcul
Un "llibre de treball" en blanc pot aparèixer automàticament en obrir l'Excel. En cas contrari, veureu una "Galeria de plantilles" des de la qual podeu seleccionar un nou llibre de treball en blanc o una plantilla amb un format especial.
Sempre podeu obrir un full de càlcul nou mentre treballeu amb un altre llibre de treball a Excel. Simplement feu clic a "Fitxer" a la barra de menú i seleccioneu l'opció "Nou llibre de treball"
Pas 3. Introduïu les dades a les cel·les desitjades
Podeu escriure nombres, paraules, equacions, fórmules o funcions en qualsevol cel·la després de seleccionar-la i fer-hi clic.
- Quan hàgiu acabat amb una cel·la determinada, premeu ↵ Retorn o Tabulador ↹ per passar automàticament a la següent cel·la horitzontalment.
- També podeu crear una línia nova dins d’una cel·la on afegir més text. Simplement introduïu un "salt de línia" prement Alt + ↵ Retorn.
Pas 4. Creeu encapçalaments per a les vostres columnes
Introduïu text a la fila 1 per crear encapçalaments de columna per a les vostres dades. Per exemple, introduïu "Nom" a la cel·la A1 i "Data" a la cel·la B1 i permeteu que serveixin de capçaleres de columna per al seguiment de la informació del nom i la data.
Pas 5. Creeu una sèrie de dades seqüenciada
Excel és capaç d’aprendre patrons subjacents a les vostres dades i, a continuació, omplir dades basades en aquests patrons per estalviar temps i energia. Comenceu establint un patró a cel·les consecutives (per exemple, escrivint "gener" en una cel·la i "febrer" a la següent). A continuació, seleccioneu les cel·les poblades i feu clic i arrossegueu l'extrem inferior dret del rectangle seleccionat per expandir el patró a cel·les noves. Excel reconeixerà automàticament el vostre patró establert i emplenarà les cel·les següents amb "Març", "Abril", etc.
Excel pot reconèixer molts patrons comuns, com ara dies de la setmana, dates espaiades de manera uniforme, números consecutius i molts altres
Pas 6. Seleccioneu un interval de cel·les
Per seleccionar un interval de cel·les mitjançant el ratolí (per tal de formatar o editar quantitats més grans de dades), només cal que feu clic al començament o al final d'un interval de dades i arrossegueu el cursor en la direcció desitjada per ressaltar el text adequat. També hi ha una sèrie de dreceres de teclat útils enumerades a continuació.
- En prémer Ctrl i la barra espaiadora s’estén una selecció per tota la columna on es troba la cel·la original.
- Prement ⇧ Majús i la barra espaiadora amplia una selecció per tota la fila on es troba la cel·la original.
- En prémer Ctrl + ⇧ Majús i la barra espaiadora o Ctrl + A se seleccionarà tot el full de treball.
Pas 7. Inseriu les files
Comenceu fent clic a un número de fila (se seleccionarà tota la fila). Seleccioneu la fila per a la qual voleu que es mostri la fila nova. Feu clic amb el botó dret (Control + clic al Mac) i seleccioneu "Insereix" al menú que apareix.
- Aquesta funció també està disponible a la pestanya "Inici" seleccionant "Insereix" a les "Cel·les" i després "Insereix files de fulls".
- Per inserir diverses files, cal que seleccioneu diverses files a sobre de la ubicació on voleu col·locar files noves. Simplement seleccioneu el mateix nombre de files que voleu inserir a continuació.
Pas 8. Inseriu columnes
Comenceu fent clic a una lletra de columna (se seleccionarà tota la columna). Seleccioneu la columna de la qual voleu que es mostri la columna nova a l'esquerra. Feu clic amb el botó dret (Control + clic al Mac) i seleccioneu "Insereix" al menú que apareix.
- Aquesta funció també està disponible a la pestanya "Inici" seleccionant "Insereix" a les "Cel·les" i després "Insereix files de fulls".
- Per inserir diverses columnes, cal que seleccioneu diverses columnes a la dreta de la ubicació on voleu col·locar noves columnes. Simplement seleccioneu el mateix nombre de columnes que vulgueu inserir a l'esquerra.
Part 2 de 3: Edició de dades
Pas 1. Copieu una o més cel·les
Després de seleccionar les cel·les que voleu copiar, feu clic amb el botó dret i seleccioneu "Copia" al menú que apareix. Alternativament, premeu Ctrl + C (o ⌘ Comanda + C per als usuaris de Mac). Això afegirà les dades seleccionades al porta-retalls.
Pas 2. Tallar una o més cel·les
Després de seleccionar les cel·les que voleu tallar, feu clic amb el botó dret i seleccioneu "Talla" al menú que apareix. Alternativament, premeu Ctrl + X (o ⌘ Ordre + X per als usuaris de Mac). Això afegirà les dades seleccionades al porta-retalls.
Pas 3. Enganxeu una o més cel·les
Després de seleccionar les cel·les en què voleu enganxar les dades, feu clic amb el botó dret i seleccioneu "Enganxa" al menú que apareix. Alternativament, premeu Ctrl + V (o ⌘ Ordre + V per als usuaris de Mac). Això enganxarà el contingut de les cel·les copiades o tallades.
Si la cel·la conté una fórmula, "Enganxa" enganxarà el valor de la fórmula no calculat. Per "Enganxar" els valors de les cel·les, utilitzeu "Enganxa especial"
Pas 4. Enganxeu els valors de les cel·les en lloc de les fórmules
Comenceu seleccionant "Edita" a la pestanya "Inici" i feu clic a "Enganxa especial". Seleccioneu "Valors" a la llista d'atributs per enganxar.
En funció de la vostra versió d'Excel, altres opcions del "Enganxa especial" poden incloure "Comentaris" (comentaris de text que es poden afegir a cel·les individuals), "Formats" (totes les seleccions de format de text) o "Tots" per enganxar-ne tot a un cop
Pas 5. Suprimiu el contingut de la cel·la
Simplement seleccioneu les cel·les en què vulgueu suprimir text i premeu Supr o feu clic amb el botó dret i seleccioneu "Suprimeix" al menú que apareix.
Pas 6. Moveu cel·les, files o columnes
Ressalteu les cel·les escollides i activeu el "punter de moviment" (que apareix com a quatre fletxes direccionals per a usuaris de Windows o com a icona de mà per a usuaris de Mac). Arrossegueu a la vostra ubicació preferida per substituir les dades existents per les cel·les que hàgiu decidit moure
Pas 7. Utilitzeu una fórmula
Excel utilitza "fórmules" per fer càlculs dins d'una cel·la i pot fer referència a altres cel·les com a part d'aquest càlcul. Feu clic a la cel·la on voleu introduir la fórmula i, a continuació, escriviu "=". Ara escriviu una fórmula matemàtica i feu clic a "Retorn". Excel mostrarà els resultats (no la fórmula en si).
També podeu obtenir més informació sobre Com escriure fórmules a Microsoft Excel
Pas 8. Valors de referència d'altres cel·les
Les fórmules poden fer referència a altres cel·les i als seus valors. Mentre escriviu una fórmula, feu clic a una sola cel·la o a un interval de cel·les i Excel omplirà automàticament el nom de la cel·la (per exemple, B2, D5) a la fórmula. Ara la fórmula fa referència a aquesta cel·la específica i en traurà un valor contínuament. Si canvia el valor de la cel·la a què es fa referència, també resultaran els resultats de la fórmula.
També podeu fer referència a valors d'altres fulls de treball. Comenceu seleccionant la cel·la en què voleu fer referència a un valor, escriviu "=" a la barra de fórmules i, a continuació, escriviu la fórmula desitjada immediatament després del "=". Després d'escriure la fórmula, feu clic a la pestanya del full de treball que voleu fer referència i seleccioneu l'interval de dades que voleu introduir a la fórmula
Pas 9. Feu un seguiment dels canvis
Podeu fer un seguiment dels canvis si seleccioneu "Eines" a la barra de menú i feu clic a "Fes un seguiment dels canvis". Finalment, seleccioneu "Ressalta els canvis".
Si aquesta opció no està disponible, teniu un format de només lectura. A "Fes un seguiment dels canvis", marca l'opció que hi ha al costat de "Fes un seguiment dels canvis mentre s'edita. Això també comparteix el teu llibre". Un cop seleccionada aquesta opció, podeu fer canvis i visualitzar-los si seleccioneu de nou aquesta opció i marqueu la casella que hi ha al costat de "Ressalta els canvis"
Pas 10. Afegiu comentaris
Aquesta pot ser una manera útil de discutir les modificacions fetes en un full de càlcul d'Excel. Comenceu seleccionant les cel·les sobre les quals voleu comentar. A continuació, seleccioneu "Insereix" a la barra de menú i feu clic a "Insereix comentari" al menú que apareix. Apareixerà un quadre de text a la ubicació que desitgeu i us permetrà deixar un comentari.
Pas 11. Deseu els canvis
Seleccioneu "Fitxer" a la barra de menú i feu clic a "Desa". A continuació, seleccioneu el botó de la llista desplegable "Desa a" i trieu la vostra carpeta preferida. Si intenteu sortir d'Excel abans de desar els canvis més recents, apareixerà un quadre de diàleg i us preguntarà si voleu desar els canvis. Podeu fer clic a "Desa" o a "No desis" segons les vostres preferències.
Part 3 de 3: format de dades
Pas 1. Visualitzeu la cinta "Format"
Assegureu-vos que la cinta "Format" sigui visible perquè pugueu accedir fàcilment i ràpidament a diverses opcions de format. Simplement feu clic a la fletxa que apunta cap avall a la part dreta de la cinta "Format" per expandir-la. Això us permetrà ajustar l’estil i la mida de la lletra alhora que feu que el text estigui en cursiva, en negreta o subratllat. També us proporciona accés directe a diverses de les funcions que es descriuen en els passos de format que es detallen a continuació.
Un clic dret sobre una cel·la o grup de cel·les també mostra opcions de format. Després de fer clic amb el botó dret a les cel·les, seleccioneu "Format de cel·les". Això us proporcionarà diverses opcions pel que fa a Nombre (estil), Alineació, Tipus de lletra, Vora, Patrons i Protecció
Pas 2. Emboliqueu el text
Això farà que el text s’emboliqui i quedi visible dins d’una cel·la en lloc de deixar-se enrere i quedar-se enfosquit per la cel·la següent. Comenceu ressaltant les cel·les que voleu ajustar. A continuació, a la pestanya "Inici", mireu el grup de botons "Alineació" i seleccioneu l'opció "Ajusta el text".
També podeu ajustar el text perquè s’adapti a les cel·les de manera que les columnes i les files ajustin automàticament l’amplada o l’alçada (respectivament) per tal d’acomodar el contingut d’una cel·la. A la pestanya "Inici", mireu el grup de botons "Cèl·lules" i feu clic a "Format". Al menú "Format", seleccioneu "Mida de cel·la" i feu clic a "Amplada de columna d'ajust automàtic" o "Alçada de fila d'ajust automàtic"
Pas 3. Alineeu el text
Això farà que el text es justifiqui a la part esquerra, dreta o central de les cel·les. Comenceu ressaltant les cel·les que voleu ajustar. A continuació, a la pestanya "Inici", seleccioneu l'alineació adequada. Veureu tres botons amb línies orientades per mostrar el costat de les cel·les en què començarà el text.
Pas 4. Canvieu l'estil numèric de les dades
Trobareu diversos estils de numeració bàsics a la mateixa barra d'eines "Format". Simplement seleccioneu les cel·les que vulgueu formatar i feu clic a l'estil numèric adequat situat a la barra d'eines. Per accedir a estils addicionals, feu clic amb el botó dret a les cel·les seleccionades, feu clic a "Format de cel·les" i seleccioneu la pestanya "Número". Veureu diverses opcions a la categoria "Categoria".
Pas 5. Canvieu el color del text
Seleccioneu les cel·les per a les quals voleu ajustar el color del text. A continuació, a la barra d'eines "Format", feu clic a la fletxa que apunta cap avall al costat de "Color de lletra". Aquesta és l'opció que sembla una lletra "A" amb una línia de colors a sota. En fer clic a la fletxa, es mostrarà un menú amb diverses opcions de color.
Pas 6. Canvieu el color de fons
Seleccioneu les cel·les per a les quals voleu ajustar el color de fons. A continuació, a la barra d'eines "Format", feu clic a la fletxa que apunta cap avall al costat de "Color d'ompliment". Aquesta és l'opció que sembla una llauna de pintura de lletres amb una línia de colors a sota. En fer clic a la fletxa, es mostrarà un menú amb diverses opcions de color.
Consells
- En prémer Ctrl + ⇧ Majús i la fletxa direccional adequada, s’estén la selecció a l’última cel·la poblada de la mateixa columna o fila que la cel·la original.
- En prémer Ctrl + ⇧ Maj + ⇱ Inici s’estén una selecció fins al principi del full de treball.
- En prémer Ctrl + ⇧ Maj + ⇟ PgDn, s’estén una selecció a través del full actual i el següent que apareix després.
- En prémer Ctrl + ⇧ Maj + ⇞ PgUp, s’estén una selecció a través del full actual i del full anterior que hi ha abans.
- També podeu ajustar manualment l’amplada de les columnes i l’alçada de les cel·les. Simplement feu clic a la línia que separa dues cel·les i manteniu-la premuda fins que apareguin dues fletxes oposades. A continuació, arrossegueu aquestes fletxes en la direcció preferida per reduir o expandir una fila o columna.
- També podeu crear format condicional per a cel·les específiques (o categories de cel·les). A la pestanya "Inici", trieu "Format condicional" al grup de botons "Estils".
