Podeu pensar que només els professors de l’escola s’han de preocupar per assistir-hi, però en realitat també és una pràctica comercial important. Per a les petites i grans empreses, les dades d’assistència precises poden revelar moltes coses sobre l’eficiència, la rendibilitat i la satisfacció dels empleats. Gràcies a la tecnologia moderna, hi ha moltes maneres de registrar l'assistència dels empleats i utilitzar les dades de manera eficaç.
Passos
Mètode 1 de 3: recopilació de dades d'assistència
Pas 1. Utilitzeu un full de càlcul simple només si teniu una empresa petita
Si teniu cinc empleats o menys, i possiblement fins i tot deu o menys, pot ser que us resulti útil fer servir un mètode d’enregistrament d’assistència molt senzill. Podeu fer un seguiment de l'assistència i les hores en un full de càlcul de Microsoft Office o Google Docs, per exemple, o fins i tot confiar en fulls de càlcul en paper. Trieu opcions de seguiment més avançades, però, si teniu més de 5-10 empleats.
- No importa la mida del vostre negoci, utilitzeu sempre un sistema clar per registrar l’assistència i les hores. No confieu en la vostra memòria ni en la paraula del vostre empleat quan intenteu fer un seguiment de les coses.
- Si preferiu un full de càlcul en paper, consulteu en línia una plantilla imprimible que s'adapti a les vostres necessitats.
Pas 2. Feu una plantilla d'Office o de Documents per racionalitzar el full de càlcul
Tant Microsoft Office com Google Docs ofereixen plantilles complementàries dissenyades per registrar l’assistència i l’horari dels empleats. En comparació amb un full de càlcul genèric, aquesta opció pot facilitar als vostres empleats l’entrada del seu horari i fer el seguiment i l’anàlisi de les dades.
Tot i que és més eficient que un full de càlcul en paper o electrònic bàsic, aquesta opció encara és millor deixar-la a les petites empreses, potser aquelles que tinguin fins a 20 empleats
Pas 3. Contracteu el manteniment de registres si és eficaç en termes de temps i de cost
Per a moltes empreses petites i grans, la millor manera de registrar l’assistència és pagar a una altra persona perquè ho faci. En la majoria dels casos, els vostres empleats introduiran la seva assistència i hores en un portal web o aplicació, i el contractista allotjarà les dades i us proporcionarà informes periòdics basats en aquestes.
Algunes empreses cobren una tarifa plana basada en els nivells d’empleats (per exemple, 20 dòlars mensuals per un màxim de 10 empleats), mentre que altres cobren per empleat. Compareu els costos, les funcions i els serveis a l’hora de triar una empresa de tercers per fer un seguiment de l’assistència i l’horari dels vostres empleats
Pas 4. Gestioneu els registres interns només si teniu la capacitat de TI
Com a empresa mitjana o gran, és possible que no us sentiu còmode amb els vostres registres, potser per motius financers o de seguretat. El seguiment de l’assistència i de les hores de 100, 1, 000 o fins i tot 10 000 empleats requereix un departament de TI robust que pugui desenvolupar i mantenir la infraestructura de recopilació, emmagatzematge i anàlisi de dades necessària. Els vostres departaments de TI i RRHH també han de poder treballar bé junts.
Avalueu detingudament els costos i els avantatges de gestionar-vos el registre de comptes, en lloc de contractar amb un tercer per fer-ho
Mètode 2 de 3: Seguiment de l'assistència amb tecnologia
Pas 1. Feu que els empleats "llisquin" i "surtin" amb les seves targetes d'identitat
Aquesta és bàsicament la versió moderna de fer que els empleats entrin i surtin amb una targeta perforadora de paper. L'avantatge aquí és que les dades s'envien directament a la vostra infraestructura de registre de registres interns o de tercers per emmagatzemar-les i analitzar-les.
Les estacions de targeta Swipe funcionen millor amb els empleats que s’adhereixen a una única ubicació i treballen amb regularitat durant la seva jornada laboral habitual, per exemple, treballadors d’oficina, professors o treballadors de fàbrica
Pas 2. Utilitzeu la biomètrica o el vídeo per limitar els "cops de puny" als escàners d'identificació
Tot i que era més senzill amb les targetes perforades, un membre del treball que no s’anomenava tard o que no s’anomenava “cop de puny”, encara és possible lliscar la identificació d’un company de treball i aconseguir el mateix propòsit. Si us preocupa que això sigui un problema per a la vostra plantilla, penseu a invertir en mesures, com ara càmeres de vídeo o escàners biomètrics, per millorar la seguretat i la precisió de les vostres estacions de targetes.
- Els escàners biomètrics, que normalment requereixen autorització d’empremtes digitals, es poden utilitzar conjuntament amb els escàners de targetes d’identificació.
- Instal·lar càmeres de seguretat a les estacions de la vostra targeta digital us pot ajudar a identificar presumptes "cops de puny".
Pas 3. Feu un seguiment de les hores dels empleats fora de l'oficina amb una aplicació telefònica
Les targetes de lliscament no funcionen bé per als empleats que treballen des de casa o des de diverses ubicacions. En lloc d’això, demaneu-los que entrin i surtin amb una aplicació instal·lada al telèfon personal o emès per la feina. En molts casos, simplement hauran de prémer un botó per iniciar i aturar un rellotge en funcionament que en faci un seguiment de la seva assistència i de les hores.
Si la vostra empresa ja subcontracta el registre de dades a un tercer, és possible que aquest tipus d’aplicació s’inclogui com a part del paquet. En aquest cas, les dades d’assistència introduïdes pels vostres empleats s’han d’integrar perfectament al registre general
Pas 4. Penseu en la localització GPS i el seguiment horari dels empleats que viatgen àmpliament
Aquest tipus de sistema de seguiment funciona bé si teniu empleats que viatgen entre llocs específics durant els dies laborables. El GPS dels seus telèfons de treball realitzarà un seguiment quan es trobaven a zones de treball especificades, que al seu torn es poden utilitzar per establir el seu total d'hores de treball.
El seguiment GPS és una funció opcional amb algunes aplicacions de "targeta de temps". Definitivament, aquesta funció es conserva millor per utilitzar-la amb telèfons emesos per la feina, ja que el seguiment dels empleats en els seus telèfons personals pot semblar massa "germà gran"
Mètode 3 de 3: Tractament de dades d'assistència
Pas 1. Limiteu els números per veure com afecten els problemes d'assistència al vostre negoci
El manteniment de registres d’assistència d’empleats precisos us permet calcular com afecten els vostres resultats els patrons d’assistència positius i negatius. Al seu torn, podeu utilitzar aquestes dades per ajustar les vostres estratègies de lloc de treball i recursos humans per obtenir una major eficiència.
Alguns càlculs ràpids poden, per exemple, donar-vos la "taxa d'incidència": el nombre d'absències per cada 100 empleats durant un període de temps determinat. Punts de dades similars, com ara la "taxa d'inactivitat" i la "taxa de gravetat", també es poden utilitzar per ajudar a establir l'impacte econòmic de l'assistència i l'absència
Pas 2. Reconèixer els empleats que segueixen els procediments d’assistència adequats
Una mica de reforç positiu pot recórrer un llarg camí. Utilitzeu les vostres dades recollides a empleats d’identitat amb registres d’assistència estel·lars. Doneu-los reconeixement públic, elogis i possiblement recompenses, fins i tot algunes targetes regal o una petita bonificació poden ajudar a animar els altres a seguir el mateix.
Tingueu en compte que la "bona assistència" no significa necessàriament que l'empleat no perdi mai la feina. També vol dir ser conscient de prendre temps lliure, per exemple, avisant adequadament abans de prendre un dia lliure o quedar-se a casa mentre es recuperen d’una malaltia
Pas 3. Reuniu-vos amb un empleat que tingui problemes d'assistència abans de prendre mesures
Sempre que les vostres dades identifiquin un empleat amb un problema d'assistència, no passeu directament cap a la disciplina o la baixa. En lloc d’això, reuniu-vos amb ells (i amb un representant de recursos humans o un altre membre rellevant similar) per parlar del tema. Escriviu un pla d’acció per escrit que doni als empleats orientacions i punts de referència clars per complir les expectatives d’assistència.
És possible que estigueu tractant, per exemple, amb un empleat dedicat que a casa té problemes urgents. En aquest cas, és possible que pugueu fer alguns ajustos de la programació o de la càrrega de treball en lloc de deixar anar ràpidament un treballador valuós
Pas 4. Navegueu amb compte amb la burocràcia quan disciplineu o acomiadeu un treballador
Seguiu sempre un procediment clar i coherent quan apliqueu disciplina a un empleat amb problemes d'assistència, i sobretot abans de acomiadar-los. Idealment, hauríeu de ser assessorat per un assessor jurídic centrat en el dret laboral. En cas contrari, el que sembla un tret tallat i assecat podria resultar en una demanda judicial cara.
